Aufgaben des Veranstalters Was stellt der Veranstalter zur Verfügung?

Der Veranstalter ist für die ganze Organisation und Durchführung des Anlasses verantwortlich. Er gibt die Strecken vor, stellt alle Unterkünfte - häufig auf sehr hohem Niveau - sowie die Verpflegung am Morgen und am Abend sicher (manchmal auch am Mittag). Zudem organisiert er die nächtliche Parkplatz-Bewachung und holt alle nötigen Durchfahrts-Bewilligungen bei den Behörden ein.

Vor allem auf  'Long-Distance-Rallyes' stellt der Veranstalter auch eine umfassende Infrastruktur zur Verfügung. Pro 15 bis 20 Teilnehmerfahrzeuge steht eine zweiköpfige, bestens ausgerüstete Mechaniker-Crew zur Verfügung, welche bei Pannen Soforthilfe leisten.  In wohl mehr als 90% aller Fälle kann ein gestrandetes Fahrzeug nachher irgendwie weiterfahren. Sinnvoll ist allerdings, dass man wichtige Ersatzteile selber dabei hat.

Neben den Mechanikern sind ein eigenes Ärzteteam sowie 10 bis 20 Marschalls (Schiedsrichter) dabei. Dazu kommen ein Profi-Fotograf sowie mehrere Personen, welche die Rallye filmen, Interviews durchführen und die Social-Media-Plattformen befüllen. Zusammen mit dem 'Clerk of the Course', seiner Sekretärin sowie weiteren Personen, welche für die Organisation der Hotelaufenthalte zuständig sind, gibt das eine ganz beträchtliche Truppe. Auf der Rallye Peking-Paris 2019 kamen so auf die ca. 110 Teilnehmerfahrzeuge mit 220 Teilnehmenden rund 25 Begleitfahrzeuge mit 50 Funktionären aller Art.

Die Rekognoszierung der Strecke sowie das Ausarbeiten der Roadbooks geschieht häufig ein Jahr vorher. Die spätere Strecke wird zuerst mit Kartenmaterial vorsondiert, bevor sie dann 1:1 abgefahren, die Sonderprüfungen festgelegt, die Rennstrecken organisiert und alles penibel genau aufgezeichnet wird. Am Anlass selber fährt ein Team des Veranstalters der ganzen Rallye je nach Anforderungen 24 bis 48 Stunden voraus, überprüft nochmals das Roadbook und gibt allfällige Umleitungen/Änderungen an die Rallye-Leitung weiter. Wir Teilnehmende erhalten dann am Morgen einer jeden Etappe eine Bulletin mit den aktuellsten Etappenänderungen. Alles in allem eine gewaltige Aufgabe, welche viel Erfahrung voraussetzt und die auf den ersten Blick hohe Teilnahmegebühr rechtfertigt!

In fast jedem Land wird die Rallye von lokalen Automobil- und Oldtimerclubs begleitet. Diese Leute verfügen über wichtige Kontaktinformationen, wenn es darum geht, gute Werkstätten und Abschleppdienste zu finden.